SISI BAIK DAN SISI BURUK SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). HRIS adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan dberbagai informasi yang diperlukan.
Untuk membuat departemen sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien teknologi baru sekarang sedang diperkenalkan secara teratur sehingga membuat hal-hal yang lebih sederhana dan lebih modern. Salah satu teknologi terbaru sumber daya manusia adalah pengenalan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS), sistem yang terintegrasi ini dirancang untuk membantu menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan SDM seperti administrasi, penggajian, pelatihan merekrut dan analisis kerja.
SISDM/HRIS merupakan sebuah bentuk pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). SISDM dapat dikatakan sebagai bentuk implementasi atau terapan ilmu manajamen yang secara empiris meliputi kegiatan praktik planning, organizing, actualing dan controlling. Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu basis data yang bersifat universal.
SISDM/HRIS adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem Input (berupa Sistem Informasi Akuntansi/SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan pelapor lingkungan).
Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
Empat bidang utama SDM yang dipengaruhi oleh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) meliputi: penggajian, waktu dan manajemen tenaga kerja, imbalan kerja dan manajemen SDM. Keempat fungsi-fungsi dasar SDM tidak hanya dibuat agar tidak bermasalah, tetapi mereka memastikan harus berjalan mulus, tanpa halangan apapun. Sebuah HRIS memungkinkan user untuk melihat secara online riwayat hidup karyawan, informasi pribadi, catatan penggajian, dan informasi yang bermanfaat.
Keuntungan dari HRIS dalam penggajian adalah bahwa hal itu mengotomatiskan proses penggajian seluruh dengan mengumpulkan dan memutakhirkan data karyawan gaji secara teratur. Hal ini juga mengumpulkan informasi seperti kehadiran karyawan, menghitung berbagai pemotongan pajak atas gaji, menghasilkan gaji berkala otomatis dan penanganan laporan pajak karyawan. Dengan informasi memperbarui sistem ini membuat pekerjaan departemen sumber daya manusia sangat mudah dan sederhana karena semuanya sudah tersedia secara 24x7, dan semua informasi tersebut hanya dengan sekali klik.
Dalam waktu dan manajemen tenaga kerja, HRIS menguntungkan karena memungkinkan personel sumber daya manusia menerapkan teknologi baru untuk secara efektif mengumpulkan dan menilai waktu karyawan dan informasi pekerjaan. Ini memungkinkan informasi karyawan dengan mudah dilacak sehingga bisa dinilai pada tingkat yang lebih ilmiah apakah seorang karyawan melakukan potensi penuh mereka atau tidak, dan jika ada perbaikan yang dapat dilakukan untuk membuat karyawan merasa lebih aman.
Imbalan kerja sangat penting karena mereka membantu untuk memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) pada imbalan kerja, departemen sumber daya manusia dapat melacak lebih baik tentang karyawan dan bagaimana setiap karyawan mendapatkan keuntungan dari manfaat yang diberikan.
Sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) juga memiliki keunggulan dalam manajemen SDM karena kegiatan membatasi memakan waktu dan biaya yang mengarah ke departemen HR lebih efisien. Sistem ini mengurangi kertas lamaran kerja/cv HR yang lama yang sering ditemukan di divisi SDM sebagian besar perusahaan dan dengan demikian divisi tersebut akan mengarah ke departemen yang lebih produktif dan kondusif secara keseluruhan.
Namun, setiap hal pasti mempunyai bukan hanya sisi baik, sisi yang buruk pun ada. Misalnya dengan adanya SI SDM, memang segala urusan seleksi dan penempatan karyawan menjadi lbh mudah, segalanya menjadi lebih terorganisir, tersusun, tidak tercecer, efektif dan efisien. Tapi bayangkan jika berkas-berkas lamaran/cv dari calon karyawan itu hilang di luar kuasa dari divisi HR, maka mungkin mereka akan kehilangan peluang untuk menyeleksi karyawan yang datanya ternyata sudah lenyap, sedangkan tak ada back-up data para pelamar tersebut. Maka seperti itulah resiko yang harus dipikirkan matang-matang jika memang cara cv online tersebut yang dipilih oleh divisi HR. Ada baiknya jika memang ingin memanfaatkan kemudahan sistem informasi, data pelamar berupa cv tercetak (hard copy) harus dipegang pula oleh divisi HR.
Kemudian untuk tes psikologi secara online, hal ini tentu saja memperbesar resiko bahwa hasil yang didapat ketika tes nanti adalah hasil belajar, mengingat telah tersebar luasnya informasi mengenai tes psikologi bahkan kunci jawabannya, maka hasil yang didapatkan tidak akan menggambarkan mengenai diri si pelamar. Dan bisa saja kita akan salah mendapatkan informasi tentang si pelamar. Resiko yang paling fatal adalah kita salah menilai karyawan dan akhirnya memilih karyawan yang tidak sesuai dengan harapan. Keterbukaan informasi saat ini juga sangat riskan untuk mengunduh tes psikologi di internet, karena penting sekali untuk menjaga kerahasiaan tes psikologi. Jika tes tersebut tersebar maka validitas dan reliabilitas tes akan dipertanyakan. Hal ini mungkin bisa diminimalisasi dengan pengadaan tes psikologi klasikal, agar tes tetap terjaga dan hasil yang didapatkan juga tepat sasaran dan sesuai dengan apa yang diharapkan.
Begitu pula halnya dengan interview secara online. Memang memudahkan dalam segi jarak dan waktu. Pihak HR dan si pelamar dapat melakukan tanya jawab dan bertatap muka datu sama lain melalui Messenger dan Video-call misalnya. Namun hal itu beresiko bahwa yang berbincang dengan kita bukanlah si pelamar sebenarnya, banyak peluang orang lain yang sudah berpengalaman yang melakukannya. Dengan begitu maka hal yang ditakutkan akan terjadi lagi, dimana kita akan salah mempersepsi diri si pelamar dan kemingkinan kita akan salah menyeleksi. Oleh karena itu, begitu besar dampak yang diakibatkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, hendaknya kita dapat menyikapinya dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia
http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html
http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan
http://www.smallbusinessbible.org/advantages_human_information.html
