Sertifikat

MANFAAT DATABASE DALAM BIDANG PSIKOLOGI

A. Pengertian Database

Sebelum kita menelusuri fungsi database lebih jauh, alangkah baiknya jika kita mengetahui asal mula istilah database.

Istilah database berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Terdapat beberapa definisi database menurut para tokoh, antara lain:

Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

• Data input adalah data yang masuk dari luar sistem
• Data output adalah data yang dihasilkan sistem
• Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Sedangkan sumber-sumber lain menjelaskan bahwa:

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.

B. Konsep Dasar Database

Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel.

C. Komponen-komponen Database

Empat komponen Data Processing yang menggunakan sistem database :

• Perangkat Keras (Hardware) : Penyimpanan Sekunder
• Perangkat Lunak (Software) : Program Aplikasi, DBMS
• Data : Database mempunyai sifat internal (integritas dari file-file yang terlibat) dan terbagi / share
• User : User pembuat program aplikasi, End user (user pemakai data langsung), DBA (Penanggung jawab).

D. Perangkat untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data.

Sedangkan untuk level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software. Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force, Recital, dbFast, dbXL, Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager.

E. Penggunaan Microsoft Access Untuk Pembuatan Database

Jika kita ingin menggunakan perangkat lunak Microsoft Access, sebaiknya kita harus paham beberapa istilah berikut:

• Field: Tempat data atau informasi dalam kelompok dengan jenis yang sama.
• Record: Kumpulan Field yang tersimpan dalam bentuk baris di dalam tabel.
• Table: Kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu.
• Database: Kumpulan data yang saling berinteraksi sehingga dapat di proses.
• Workspace: Pemberian area kerja yang ditujukan untuk penggunaan database lebih dari satu database dalam suatu pembuatan aplikasi.
• Primary key: suatu data yang dapat membedakan antara satu bagian dengan bagian yang lain. Tabel yang memiliki Primary key disebut Tabel Master. Tabel ini tetap dan tidak bisa diubah.

F. Fungsi Database

Fungsi database adalah suatu fungsi yang digunakan untuk menghitung, menjumlah atau mencari nilai tertentu pada suatu database dengan menggunakan syarat-syarat tertentu.

G. Manfaat Database

Berikut ini adalah manfaat database secara umum, yaitu:

1. Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi
2. Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
3. Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)
4. Menghindari terjadinya inkonsistensi data
5. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
6. Menyusun format yang standar dari sebuah data.
7. Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
8. Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.
9. Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

H. Manfaat Database dalam Bidang Psikologi

Dalam bidang psikologi, khususnya pada bidang Psikologi Industri dan Organisasi penggunaan database sangatlah dibutuhkan. Menangani data-data karyawan tentunya bukanlah hal mudah untuk seorang Human Resources Development (HRD). Pastilah HRD menangani data karyawan mulai dari awal masuk ke perusahaan tersebut, yaitu data berbentuk CV hingga data-data lainnya yang demikian bertambah seiring dengan kinerja karyawan di perusahaan tersebut. Dan data-data karyawan ini jumlahnya tidak sedikit. Bayangkan saja jika ada 50 karyawan yang bekerja dalam satu divisi/dept. Lalu bagaimana seorang HRD menangani data jika ada 10 divisi/dept di perusahaan tersebut. Pastilah HRD mengalami kesulitan dalam pengelolaan dan pengaksesan data-data karyawan yang ada. Maka dari itu alangkah baiknya jika data-data karyawan tersebut dimuat dalam satu kesatuan database. Dimana penggunaan database disini dapat memudahkan pihak HRD untuk melihat atau mengecek data-data yang diperlukan dari seorang pegawai diantara 500 pegawai yang ada. Caranya mudah saja. Buatlah suatu database di Microsoft Accsess misalnya. Lalu sebagai primary key nya, gunakan nama, nomor KTP, atau nomor induk pegawai. Tabel tersebut akan menjadi Tabel Master. Artinya data pada tabel itu sifatnya tetap, tidak akan berubah, dan tabel ini akan membedakan antara data seorang karyawan dengan karyawan yang lainnya. Hal ini dapat memudahkan untuk menghubungkan informasi dari satu tabel ke tabel lainnya. Ini akan menghindarkan Anda dari inkonsistensi data dan data yang rangkap. Jadi tidak akan tertukar satu sama lain. Anda dapat memasukkan data di tabel yang lainnya sesuai dengan keperluan Anda. Kemudian cantumkan primary key yang Anda masukkan di tabel master tadi ke dalam tabel lain yang berhubungan. Setelah itu jika Anda memerlukan informasi tentang seorang karyawan, Anda tinggal mencarinya dengan nomor induk pegawai kemudian data yang Anda perlukan akan ditampilkan. Anda juga dapat menyimpan database yang Anda buat dengan password. Hal ini akan menghindarkan Anda dari ulah tangan jahil yang bermaksud mencuri informasi dari data-data pegawai yang anda kelola. Dengan demikian kinerja HRD akan semakin efektif dan efisien. Selamat Mencoba.

DAFTAR PUSTAKA

http://fungsi-data-base.blogspot.com/

http://twilightmanga.blogspot.com/2008/02/d-apa-itu-fungsi-database.html

http://www.scribd.com/doc/30914906/Pengertian-Database

http://id.shvoong.com/social-sciences/communication-media-studies/2068242-manfaat-database

Dampak Perkembangan Teknologi Informasi

Era global ditandai dengan adanya perkembangan teknologi dan informasi. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) yang cukup pesat sekarang ini sudah menjadi realita sehari-hari bahkan merupakan tuntutan masyarakat yang tidak dapat ditawar lagi. Kemajuan teknologi informasi yang serba digital membawa orang ke dunia bisnis yang revolusioner (digital revolution era) karena dirasakan lebih mudah, murah, praktis dan dinamis berkomunikasi dan memperoleh informasi.

Kita telah melalui waktu yang sangat panjang, mulai berkomunikasi secara verbal maupun secara tertulis. Bangsa primitif pun menggunakan gambar-gambar sebagai simbol komunikasi. Mulai cara kuno, yaitu teknik menulis, maupun surat kabar hingga mencapai surat elektronik (email). Dari kode morse hingga telepon dan radio. Dari sekadar gambar ilustrasi sampai ke televisi.

Komunikasi jarak jauh yang dahulunya lazim digunakan adalah surat-menyurat. Kemudian, mulai berkembang alat komunikasi yang memiliki kecepatan luar biasa, yaitu telepon, televisi hitam putih, dan mega-komputer. Semua teknologi itu mungkin terkenal pada generasi sebelum kita.

Di tahun 1980 masih banyak diantara kita di Indonesia yang belum melek komputer, sehingga pada saat itu kita sudah sangat bangga jika menggunakan mesin tik elektronik. Tahun 1987, kita mulai mengenal komputer ber-prosesor 286, dimana untuk menghidupkannya masih menggunakan disket DOS. Selain itu sistem operasi pada saat itu msih belum open system, sehingga sistem PC tidak dapat berkomunikasi dengan sistem lainnya yaitu Mac.Untuk mengirimkan files kepada seseorang yang berlainan kota, kita masih membutuhkan jasa pos atau kurir. Tahun 1990, orang Indonesia dengan bangganya menenteng organizer elektronis bermemori 2 MB untuk dapat disebut melek teknologi.

Saat ini teknologi komputer sudah berkembang demikian pesatnya. Di pasaran komputer kini telah sampai ke teknologi komputer berprosesor Pentium IV dengan kecepatan sampai 2 Gz dan memori 1.5 GB. Orang juga dapat dengan mudah berkomunikasi dan bertukar informasi walau pun sistem operasi komputernya berbeda, karena kini sistem operasi sudah open system. Untuk mengirimkan file, semudah mengklik sebuah program. Fungsi kantor pos untuk berkirim surat mulai berkurang peranannya. Kini tempat organizer elektronik digantikan oleh PDA (Personnel Digital Assistenat), atau Pocket PC dengan memori sampai 64 MB dan sistem operasi PalmOS atau Windows Pockect PC 2002, yang diluncurkan October 2001 lalu. Dengan kehadiran PDA mobilitas orang kini tidak lagi menjadi halangan untuk berkomunikasi dan mengakses informasi di internet, mau pun melakukan aktivitas seperti mengetik atau membuat perhitungan dengan spread sheet.

Hal yang sama terjadi dengan teknologi komunikasi (telepon). Kini, teknologi dan komunikasi berkembang dengan pesat dan luar biasa dalam berbagai fasilitasnya. Tahun 1977, mobile telepon masih sebesar tas jinjing. Kini ukuran dan kemampuan mobile telepon sudah melompat jauh. Ukuran mobile phone kini sangat kecil dan dilengkapi dengan teknologi baru seperti Blue Tooth dan GPRS. Telpon seperti ini dipadukan dengan PDA, mampu membawa pemiliknya ke dunia maya secara mudah, tanpa perlu pasang-pasang kabel. Operator telpon juga semakin banyak, tahun 1975 kita hanya mengenal Telkom untuk telpon rumahan dan teknologi AMPS untuk mobile telepon. Kini kita memiliki lebih banyak pilihan misalnya Telkom, Ratelindo, C4, AMPS, GMS 900, CDMA, GMS 1800, dan PSN (telpon satelit). Untuk sambungan internasional pun tersedia alternatif yang jauh lebih murah melaui VOIP di internet.

Perkembangan teknologi informasi mempunyai dampak yang sangat besar terhadap sistem informasi. Dampak yang nyata dirasakan pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual digantikan oleh komputer. Pemanfaatan teknologi informasi oleh user semakin memudahkan dalam melakukan pekerjaannya. Dengan teknologi terkomputerisasi penuh dapat melaksanakan pemutakhiran harian file transaksi, keluaran, dan file dalam bentuk format terbaca mesin, seperti pita dan disk. Jadi semua memberikan kesempatan kepada user untuk menggunakan komputer dalam melaksanakan kegiatanya. Oleh karena itu user dituntut juga untuk menguasai di bidang software, hardware, maupun brainware yang merupakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer.

Penggunaan peralatan dan aplikasi berbasis teknologi, informasi dan komunikasi (TIK) sudah makin tidak terhindari dalam kehidupan kita. Penting untuk untuk menganalis dampak yang mungkin terjadi saat membuat keputusan untuk mengimplementasikan peralatan dan aplikasi berbasis TIK dalam kehidupan sehari – hari. Berikut adalah dampak-dampak yang ditimbulkannya.

Kemudahan dalam berbagai hal

Semakin kompleks kebutuhan manusia, semakin mendesak manusia untuk memenuhi kebutuhannya tersebut. Tidak terkecuali kebutuhan akan teknologi yang dapat mempermudah aktivitas manusia. Kini, kemudahan didapat dari semakin cepat dan praktisnya alat teknologi informasi. Salah satunya di dunia pendidikan, berbagai kemudahan dirasakan oleh guru ataupun murid dalam mempelajari sesuatu. Dengan internet, tanpa adanya tata muka sekalipun proses belajar mengajar masih dapat berlangsung.

Pemenuhan rasa ingin tahu (need of curiousity)

Sudah menjadi kodrat manusia diciptakan dengan kekuatan pemikiran yang luar biasa. Pemikiran ini yang dirangsang dengan rasa ingin tahu atau penasaran yang besar. Dengan media komunikasi yang berteknologi tinggi, terjawablah rasa penasaran manusia tentang apapun itu. Semua bisa kita cari di internet dengan menggunakan kata kunci tertentu. Mudah kan?

Teknologi dapat mempengaruhi kreativitas

Di satu sisi, kemunculan blog serta kemudahan dalam membuat website dan mengupload ide-ide yang inovatif memang dapat memacu perkembangan kreativitas manusia. Namun, di sisi lain, teknologi yang menjadi alat bantu manusia menjanjikan sejuta efisiensi. Oleh karena itu, manusia akan menjadi malas karena kemajuan teknologi tersebut. Sebagai misal, aktivitas copy-paste di mahasiswa akan menjadi budaya plagiat di kemudian hari. Pada akhirnya kreativitas seseorang dapat menurun jika ia tak pandai memanfaatkan teknologi untuk pengembangan dirinya.

Perubahan Life style (gaya hidup)

Perkembangan teknologi informasi di era global sangat terasa pada gaya hidup masyarakat. Walaupun semuanya serba cepat, praktis, dan mudah, namun hal tersebut membuat gaya hidup kita menjadi sedikit konsumtif, serba instan dan terkesan antisosial.

Kebutuhan komersial masyarakat meningkat

Sebagaimana kita ketahui sebelumnya bahwa media komunikasi yang hi-tech akan mempengaruhi minat audience dan mempersuasi audience. Oleh karena itu, hal ini digunakan oleh perusahaan jasa komunikasi dan perusahaan komersial untuk memanfaatkan sifat konsumerisme masyarakat ini.

Individual Space meningkat

yaitu meningkatnya ruang invidual karena telah memperoleh informasi melalui media komunikasi yang canggih, misalnya internet. Orang akan lebih menyukai duduk di depan computer yang berinternet daripada bersosialisasi dengan orang lain di dunia nyata. Dengan demikian, social space akan menyempit dan digusur dengan individual space tersebut.

Dehumanization

Hilangnya penghargaan atas nilai seseorang sebagai individu, digantikan dengan sederet angka identitas.

Information Anxiety

Banyaknya informasi yang kita terima sering membuat kita kesulitan dalam memilih prioritas dan menentukan kebenaran informasi tersebut.

Kecemasan sosial terhadap suatu fenomena meningkat

Dengan adanya media komunikasi yang berteknologi tinggi maka informasi akan lebih cepat menyebar. Contohnya, informasi mengenai wabah flu burung. Sebelum adanya informasi tersebut, orang tidak takut mengkonsumsi unggas. Namun setelah adanya informasi yang menyebar dengan cepat mengenai flu burung maka kecemasan sosial terjadi, yaitu orang merasa takut untuk mengkonsumsi unggas. Begitu juga fenomena tsunami di Aceh, sehingga setiap kali gempa di beberapa daerah, orang akan mencari informasi tentang kemungkinan tsunami. Inilah yang menjadi contoh adanya kepanikan sosial (social anxiety) karena media komunikasi berteknologi tinggi yang membahana.

Health Issue

Stress yang ditimbulkan oleh penggunaan peralatan dan aplikasi berbasis TIK, pengaruh radiasi gelombang elektromagnetik, pengaruh radiasi layer monitor, masalah persendian akibat kesalahan pengunaaan keyboard dan mouse, masalah ergonomic, dsb.

Lost of Privacy

Indentitas digital kita membuat keberadaan kita selalu terdeteksi. Selain itu, pemantauan CCTV secara kontinu akan menggangu privasi dalam keseharian kita. Contohnya di Inggris ada 4,2 jt CCTV, 1 jt diantaranya ada di London, secara rata-rata seorang warga London akan tertangkap di 300 CCTV per hari.

Cookies (Data Digital di Internet)

Semakin banyak informasi yang kita tampilkan dan share di internet dengan atau tanpa kita sadari yang membuka peluang penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. Contohnya data pribadi di Facebook, Friendster, Twitter.

Digital Gap

Digital Gap adalah kesenjangan antara orang yang mengerti teknologi dan orang yang tidak mengerti teknologi. Semakin nyata adanya kesenjangan antara kelompok yang menguasai TIK, baik dalam keseharian maupun dalam pekerjaan

Possible Massive Unemployment

Implementasi TIK secara besar-besaran dapat membawa dampak peningkatan jumlah pengurangan tenaga kerja baik melalui PHK maupun menyempitnya peluang kerja bagi tenaga kerja yang tidak menguasai TIK.

Impact of Globalization on Culture

Teknologi informasi dan komunikasi (TIK) adalah pendukung utama bagi terselenggaranya globalisasi. Perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat memang memberikan kesempatan bagi semua orang untuk mengakses secara real-time informasi terkini yang terjadi di belahan dunia manapun dan tidak ada batasan sama sekali (borderless). Dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi, informasi dalam bentuk apapun dan untuk berbagai kepentingan, dapat disebarluaskan dengan mudah sehingga dapat dengan cepat mempengaruhi cara pandang dan gaya hidup hingga budaya suatu bangsa. Semakin canggih dukungan teknologi tersebut, semakin besar pula arus informasi dapat dialirkan dengan jangkauan dan dampak global.

Di sisi yang lain ternyata perkembangan IT dapat berbahaya karena dikhawatirkan dengan begitu kencangnya aliran informasi tersebut dapat menyebabkan jati diri dan budaya bangsa ikut luluh lantak terbawa arus. Semakin menipisnya nilai-nilai budaya local akibat pengaruh globalisasi. Contohnya, berapa banyak koleksi lagu-lagu lokal/daerah yang kita punya?

Kriminalitas meningkat

Perkembangan iptek, terutama teknologi informasi (information technology) seperti internet sangat menunjang setiap orang mencapai tujuan hidupnya dalam waktu singkat, baik legal maupun illegal dengan menghalalkan segala cara karena ingin memperoleh keuntungan secara singkat. Dampak buruk dari perkembangan dunia maya ini tidak dapat dihindarkan dalam kehidupan masyarakat modern saat ini dan masa depan. Berkembangnya teknologi informasi menimbulkan pula sisi rawan yang gelap sampai tahap mencemaskan dengan kekhawatiran pada perkembangan tindak pidana di bidang teknologi informasi yang berhubungan dengan cybercrime atau kejahatan mayantara.

Jika kita melihat tayangan di TV mengenai informasi atau film tentang kriminalitas dengan modus yang canggih maka ini sebenarnya merupakan inspirasi bagi pelaku kejahatan lainnya. Proses meniru tayangan kriminalitas ini yang dikenali sebagai modeling perilaku kejahatan. Apalagi kalau kita mencermati modus operasi kejahatan di dunia maya (internet) yang sedang marak maka seolah-olah mudah sekali melakukan kejahatan yang dibantu dengan media komunikasi berteknologi tinggi. Masih ingat kasus penipuan melalui e-mail, HP dan chatting?

Jadi, bijaksanalah dalam memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi.

DAFTAR PUSTAKA

http://republika.co.id/

http://besteasyseo.blogspot.com/2009/08/dampak-teknologi-informasi-budaya.html

http://buletinlitbang.dephan.go.id/index.asp?mnorutisi=5&vnomor=12

http://www.anneahira.com/perkembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi-di-indonesia.htm

http://doodelonge.dagdigdug.com/2009/10/07/dampak-negatif-perkembangan-teknologi-informasi-dan-komunikasi/

http://indocashregister.com/2009/01/30/pengaruh-perkembangan-teknologi-komunikasi-dan-komputer-terhadap-trend-industri-retailmesinkasir/

http://www.psikologizone.com/dampak-psikologis-teknologi-komunikasi

http://openstorage.gunadarma.ac.id/pub/UG-ejournal/indonesia/Jurnal

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

SISI BAIK DAN SISI BURUK SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). HRIS adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan dberbagai informasi yang diperlukan.

Untuk membuat departemen sumber daya manusia yang lebih efektif dan efisien teknologi baru sekarang sedang diperkenalkan secara teratur sehingga membuat hal-hal yang lebih sederhana dan lebih modern. Salah satu teknologi terbaru sumber daya manusia adalah pengenalan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS), sistem yang terintegrasi ini dirancang untuk membantu menyediakan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan SDM seperti administrasi, penggajian, pelatihan merekrut dan analisis kerja.

SISDM/HRIS merupakan sebuah bentuk pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). SISDM dapat dikatakan sebagai bentuk implementasi atau terapan ilmu manajamen yang secara empiris meliputi kegiatan praktik planning, organizing, actualing dan controlling. Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu basis data yang bersifat universal.

SISDM/HRIS adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem Input (berupa Sistem Informasi Akuntansi/SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan pelapor lingkungan).

Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.

Seleksi dan rekrutmen bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.

Empat bidang utama SDM yang dipengaruhi oleh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) meliputi: penggajian, waktu dan manajemen tenaga kerja, imbalan kerja dan manajemen SDM. Keempat fungsi-fungsi dasar SDM tidak hanya dibuat agar tidak bermasalah, tetapi mereka memastikan harus berjalan mulus, tanpa halangan apapun. Sebuah HRIS memungkinkan user untuk melihat secara online riwayat hidup karyawan, informasi pribadi, catatan penggajian, dan informasi yang bermanfaat.

Keuntungan dari HRIS dalam penggajian adalah bahwa hal itu mengotomatiskan proses penggajian seluruh dengan mengumpulkan dan memutakhirkan data karyawan gaji secara teratur. Hal ini juga mengumpulkan informasi seperti kehadiran karyawan, menghitung berbagai pemotongan pajak atas gaji, menghasilkan gaji berkala otomatis dan penanganan laporan pajak karyawan. Dengan informasi memperbarui sistem ini membuat pekerjaan departemen sumber daya manusia sangat mudah dan sederhana karena semuanya sudah tersedia secara 24x7, dan semua informasi tersebut hanya dengan sekali klik.

Dalam waktu dan manajemen tenaga kerja, HRIS menguntungkan karena memungkinkan personel sumber daya manusia menerapkan teknologi baru untuk secara efektif mengumpulkan dan menilai waktu karyawan dan informasi pekerjaan. Ini memungkinkan informasi karyawan dengan mudah dilacak sehingga bisa dinilai pada tingkat yang lebih ilmiah apakah seorang karyawan melakukan potensi penuh mereka atau tidak, dan jika ada perbaikan yang dapat dilakukan untuk membuat karyawan merasa lebih aman.

Imbalan kerja sangat penting karena mereka membantu untuk memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras. Dengan menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) pada imbalan kerja, departemen sumber daya manusia dapat melacak lebih baik tentang karyawan dan bagaimana setiap karyawan mendapatkan keuntungan dari manfaat yang diberikan.

Sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) juga memiliki keunggulan dalam manajemen SDM karena kegiatan membatasi memakan waktu dan biaya yang mengarah ke departemen HR lebih efisien. Sistem ini mengurangi kertas lamaran kerja/cv HR yang lama yang sering ditemukan di divisi SDM sebagian besar perusahaan dan dengan demikian divisi tersebut akan mengarah ke departemen yang lebih produktif dan kondusif secara keseluruhan.

Namun, setiap hal pasti mempunyai bukan hanya sisi baik, sisi yang buruk pun ada. Misalnya dengan adanya SI SDM, memang segala urusan seleksi dan penempatan karyawan menjadi lbh mudah, segalanya menjadi lebih terorganisir, tersusun, tidak tercecer, efektif dan efisien. Tapi bayangkan jika berkas-berkas lamaran/cv dari calon karyawan itu hilang di luar kuasa dari divisi HR, maka mungkin mereka akan kehilangan peluang untuk menyeleksi karyawan yang datanya ternyata sudah lenyap, sedangkan tak ada back-up data para pelamar tersebut. Maka seperti itulah resiko yang harus dipikirkan matang-matang jika memang cara cv online tersebut yang dipilih oleh divisi HR. Ada baiknya jika memang ingin memanfaatkan kemudahan sistem informasi, data pelamar berupa cv tercetak (hard copy) harus dipegang pula oleh divisi HR.

Kemudian untuk tes psikologi secara online, hal ini tentu saja memperbesar resiko bahwa hasil yang didapat ketika tes nanti adalah hasil belajar, mengingat telah tersebar luasnya informasi mengenai tes psikologi bahkan kunci jawabannya, maka hasil yang didapatkan tidak akan menggambarkan mengenai diri si pelamar. Dan bisa saja kita akan salah mendapatkan informasi tentang si pelamar. Resiko yang paling fatal adalah kita salah menilai karyawan dan akhirnya memilih karyawan yang tidak sesuai dengan harapan. Keterbukaan informasi saat ini juga sangat riskan untuk mengunduh tes psikologi di internet, karena penting sekali untuk menjaga kerahasiaan tes psikologi. Jika tes tersebut tersebar maka validitas dan reliabilitas tes akan dipertanyakan. Hal ini mungkin bisa diminimalisasi dengan pengadaan tes psikologi klasikal, agar tes tetap terjaga dan hasil yang didapatkan juga tepat sasaran dan sesuai dengan apa yang diharapkan.

Begitu pula halnya dengan interview secara online. Memang memudahkan dalam segi jarak dan waktu. Pihak HR dan si pelamar dapat melakukan tanya jawab dan bertatap muka datu sama lain melalui Messenger dan Video-call misalnya. Namun hal itu beresiko bahwa yang berbincang dengan kita bukanlah si pelamar sebenarnya, banyak peluang orang lain yang sudah berpengalaman yang melakukannya. Dengan begitu maka hal yang ditakutkan akan terjadi lagi, dimana kita akan salah mempersepsi diri si pelamar dan kemingkinan kita akan salah menyeleksi. Oleh karena itu, begitu besar dampak yang diakibatkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, hendaknya kita dapat menyikapinya dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_manajemen_sumber_daya_manusia

http://www.ardy.biz/2010/11/sistem-informasi-sumber-daya-manusia.html

http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnu-hasan

http://www.smallbusinessbible.org/advantages_human_information.html