The Power of Blue: MANFAAT DATABASE DALAM BIDANG PSIKOLOGI

A. Pengertian Database

Sebelum kita menelusuri fungsi database lebih jauh, alangkah baiknya jika kita mengetahui asal mula istilah database.

Istilah database berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika. Catatan yang mirip dengan database sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Terdapat beberapa definisi database menurut para tokoh, antara lain:

Menurut Gordon C. Everest :

Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

Menurut C.J. Date :

Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.

Data input adalah data yang masuk dari luar sistem
Data output adalah data yang dihasilkan sistem
Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

Menurut Toni Fabbri :

Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

Menurut S. Attre :

Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Sedangkan sumber-sumber lain menjelaskan bahwa:

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.

Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.

B. Konsep Dasar Database

Konsep dasar database adalah kumpulan dari catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel.

C. Komponen-komponen Database

Empat komponen Data Processing yang menggunakan sistem database :

Perangkat Keras (Hardware) : Penyimpanan Sekunder
Perangkat Lunak (Software) : Program Aplikasi, DBMS
Data : Database mempunyai sifat internal (integritas dari file-file yang terlibat) dan terbagi / share
User : User pembuat program aplikasi, End user (user pemakai data langsung), DBA (Penanggung jawab).

D. Perangkat untuk Membuat Database

Database dapat dibuat dan diolah dengan menggunakan suatu program komputer, yaitu yang biasa kita sebut dengan software (perangkat lunak). Software yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) database disebut Database Management System (DBMS) atau jika diterjemahkan kedalam bahasa indonesia berarti Sistem Manajemen Basis Data.

Sedangkan untuk level dari softwarenya sendiri, terdapat dua level software yang memungkinkan kita untuk membuat sebuah database antara lain adalah High Level Software dan Low Level Software. Yang termasuk di dalam High Level Software, antara lain seperti Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase, XBase, Firebird, MySQL, PostgreSQL, Microsoft Access, dBase III, Paradox, FoxPro, Visual FoxPro, Arago, Force, Recital, dbFast, dbXL, Quicksilver, Clipper, FlagShip, Harbour, Visual dBase, dan Lotus Smart Suite Approach. Sedangkan yang termasuk di dalam Low Level Software antara lain Btrieve dan Tsunami Record Manager.

E. Penggunaan Microsoft Access Untuk Pembuatan Database

Jika kita ingin menggunakan perangkat lunak Microsoft Access, sebaiknya kita harus paham beberapa istilah berikut:

Field: Tempat data atau informasi dalam kelompok dengan jenis yang sama.
Record: Kumpulan Field yang tersimpan dalam bentuk baris di dalam tabel.
Table: Kumpulan data yang tersusun menurut aturan tertentu.
Database: Kumpulan data yang saling berinteraksi sehingga dapat di proses.
Workspace: Pemberian area kerja yang ditujukan untuk penggunaan database lebih dari satu database dalam suatu pembuatan aplikasi.
Primary key: suatu data yang dapat membedakan antara satu bagian dengan bagian yang lain. Tabel yang memiliki Primary key disebut Tabel Master. Tabel ini tetap dan tidak bisa diubah.

F. Fungsi Database

Fungsi database adalah suatu fungsi yang digunakan untuk menghitung, menjumlah atau mencari nilai tertentu pada suatu database dengan menggunakan syarat-syarat tertentu.

G. Manfaat Database

Berikut ini adalah manfaat database secara umum, yaitu:

Sebagai komponen utama atau penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi
Menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan, sehingga infromasi yang disajikan tidak basi. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.
Mengatasi kerangkapan data (redundancy data)
Menghindari terjadinya inkonsistensi data
Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
Menyusun format yang standar dari sebuah data.
Penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
Melakukan perlindungan dan pengamanan data. Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap masing-masing data.
Agar pemakai mampu menyusun suatu pandangan (view) abstraksi dari data. Hal ini bertujuan menyederhanakan interaksi antara pengguna dengan sistemnya dan database dapat mempresentasikan pandangan yang berbeda kepada para pengguna, programmer dan administratornya.

H. Manfaat Database dalam Bidang Psikologi

Dalam bidang psikologi, khususnya pada bidang Psikologi Industri dan Organisasi penggunaan database sangatlah dibutuhkan. Menangani data-data karyawan tentunya bukanlah hal mudah untuk seorang Human Resources Development (HRD). Pastilah HRD menangani data karyawan mulai dari awal masuk ke perusahaan tersebut, yaitu data berbentuk CV hingga data-data lainnya yang demikian bertambah seiring dengan kinerja karyawan di perusahaan tersebut. Dan data-data karyawan ini jumlahnya tidak sedikit. Bayangkan saja jika ada 50 karyawan yang bekerja dalam satu divisi/dept. Lalu bagaimana seorang HRD menangani data jika ada 10 divisi/dept di perusahaan tersebut. Pastilah HRD mengalami kesulitan dalam pengelolaan dan pengaksesan data-data karyawan yang ada. Maka dari itu alangkah baiknya jika data-data karyawan tersebut dimuat dalam satu kesatuan database. Dimana penggunaan database disini dapat memudahkan pihak HRD untuk melihat atau mengecek data-data yang diperlukan dari seorang pegawai diantara 500 pegawai yang ada. Caranya mudah saja. Buatlah suatu database di Microsoft Accsess misalnya. Lalu sebagai primary key nya, gunakan nama, nomor KTP, atau nomor induk pegawai. Tabel tersebut akan menjadi Tabel Master. Artinya data pada tabel itu sifatnya tetap, tidak akan berubah, dan tabel ini akan membedakan antara data seorang karyawan dengan karyawan yang lainnya. Hal ini dapat memudahkan untuk menghubungkan informasi dari satu tabel ke tabel lainnya. Ini akan menghindarkan Anda dari inkonsistensi data dan data yang rangkap. Jadi tidak akan tertukar satu sama lain. Anda dapat memasukkan data di tabel yang lainnya sesuai dengan keperluan Anda. Kemudian cantumkan primary key yang Anda masukkan di tabel master tadi ke dalam tabel lain yang berhubungan. Setelah itu jika Anda memerlukan informasi tentang seorang karyawan, Anda tinggal mencarinya dengan nomor induk pegawai kemudian data yang Anda perlukan akan ditampilkan. Anda juga dapat menyimpan database yang Anda buat dengan password. Hal ini akan menghindarkan Anda dari ulah tangan jahil yang bermaksud mencuri informasi dari data-data pegawai yang anda kelola. Dengan demikian kinerja HRD akan semakin efektif dan efisien. Selamat Mencoba.